1. PROCESOS DE APOYO
  2. Gestión Documental

Gestión Documental

Gestión Documental

Gestionar y controlar los diferentes documentos recibidos y producidos por la entidad, con el fin de dar tratamiento, conservación y disposición final, conforme a la normativa vigente.

Caracterización

Caracterización Gestión Documental V8

Manuales

Manual Radicación de Documentos de Entrada V1
Manual para el tramite de comunicaciones oficiales V1
Formato Planilla Envío de Correspondencia V1

Planes, Programas y Protocolos

Protocolo Radicación Derechos de Petición V1
Plan Institucional de Archivos PINAR
Plan de Riesgos y Emergencias Documental V1

Programa de Gestión Documental

Subprograma de Reprografía y de Digitalización con Fines Probatorios V2
Subprograma de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos V2
Subprograma de Gestión de Documentos Electrónicos V2
Subprograma de Documentos Vitales o Esenciales V2
Subprograma de Documentos Especiales V1
Subprograma de Auditoría y Control V1
Subprograma de Archivos Descentralizados V1
Resolución 00783 -27 de Julio 2020 Adopción Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental V7
Subprograma de Capacitación y Asistencia Técnica V1

Instrumentos Archivísticos

Tabla Control de Acceso - TCA V1
Sistema Integrado de Conservación V2
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo V1
Guía de Limpieza y Desinfección de Áreas de Archivo V1
Formato Planilla de Seguimiento Limpieza y Desinfección V1
Formato Monitoreo y Control V1
Formato Inspección de Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas V1
Formato Control Integrado de Plagas V1
Banco Terminológico V3

Procedimientos

Consulta Préstamo y Devolución de Documentos

Procedimiento de Consulta Préstamo y Devolución de Documentos V2
Formato Tarjeta Afuera V2
Formato Préstamo de Documentos y/o Expedientes de Archivos de Gestión V3
Formato Planilla Control de Ingreso y Salida de las Bodegas de Archivo V1

Elaboración de Tabla de Retención Documental

Procedimiento de Elaboración y/o Actualización de Tabla de Retención Documental V3
Formato Tabla de Retención Documental V3
Formato Registro, Control y Actualización de Series y Subseries Documentales de las Tablas de Retención Documental V1
Formato Cuadro Resumen de Series y Subseries Documentales de las Tablas de Retención Documental V1
Formato Cuadro de Clasificación Documental V2

Trasferencias Documentales

Procedimiento Transferencias Documentales V3
Formato Cronograma de Transferencias Documentales V1
Formato Acta De Transferencia Documental V1
Formato Acta de Eliminación Documental V2

Reconstrucción de expedientes y/o documentos

Procedimiento para la Reconstrucción de Expedientes y/o Documentos V1
Informe de pedida o Deterioro de Documentos o Expedientes V1

Manual para la Organización de Documentos Físicos y Electrónicos

Manual para la Organización de Documentos Físicos y Electrónicos V1
Lineamientos para Traslados Documentales de la Unidad para las Víctimas V1
Guía para La Conformación y Organización Física y Electrónica del Historial de Victimas V2
Formato Único de Inventario Documental FUID V3
Formato Testigo Documental V3
Formato Rótulo de Carpeta V3
Formato Rotulo de Caja V3
Formato Registro de Ingreso Documental al Archivo de Gestión y Central de la Unidad V1
Formato Listado de Tipos Documentales del Expediente Único de Victimas V1
Formato Hoja de Control Archivos de Gestión V5
Formato Ficha Técnica para la Intervención de Archivos V2
Formato de Traslados Documentales V3

Control de la Información Documentada del SIG

Procedimiento Control de la Información Documentada V12
Modelo para Procedimiento V2
Modelo para Manual, Lineamiento o Metodología V2
Modelo para Guías, Instructivos, Protocolos V1
Modelo para Formatos V1
Modelo para Caracterización del Proceso V3
Lineamiento Numeración Actas de Reunión V1
Instructivo para Elaboración y Codificación de Documentos y Registros del SIG V8
Instructivo para el Trámite de Publicaciones de Actos Administrativos al Diario Oficial V1
Guía de Puntos de Control V2
Formato para Cambios a los Documentos Del SIG V3
Formato Listado Maestro de Documentos Interno V4
Formato Listado Maestro de Documentos Externos V2
Formato Control Consecutivo Actas de Reunión V1
Formato Acta de Reunión y Seguimiento V4